Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Để quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty, Hội đồng quản trị phải tiến hành họp.
Họp hội đồng quản trị của công ty cổ phần là việc diễn ra định kỳ và trong những trường hợp quan trọng. Vậy quy trình, thủ tục triệu tập họp hội đồng quản trị như thế nào, tất cả sẽ được Công ty luật Winlegal giải đáp trong bài bài dưới đấy.
I. Cơ sở pháp lý
-Luật doanh nghiệp 2020
II. Các trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị
– Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập.
– Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
– Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị;
– Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
III. Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi
– Có từ ba phần tư tổng số thành viên Hội đồng quản trị trở lên dự họp;
– Có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp (áp dụng đối với trường hợp cuộc họp được triệu tập lần đầu không đủ số thành viên dự họp).
Cuộc họp Hội đồng quản trị được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn.
IV. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp khi
– Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
– Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết (Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.)
– Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
– Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
– Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
V. Quy trình, thủ tục triệu tập họp hội đồng quản trị
Bước 1: Đề nghị mở cuộc họp hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Bước 2: Thông báo mời họp
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
Ngoài ra, chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị. Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
Bước 3: Tổ chức cuộc họp hội đồng quản trị
Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp. Nếu triệu tập lần thứ hai chỉ cần 1/2 số thành viên trở lên dự họp. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
Khi mở cuộc họp phải tiến hành bầu chủ tọa và thư ký cuộc họp. Chủ tọa là người điều khiển và ổn định trật tự cuộc họp. Các thành viên Hội đồng quản trị dự họp tiến hành thảo luận và biểu quyết về các vấn đề được nêu ra trong chương trình họp. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
Bước 4: Thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị
Các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Quy trình, thủ tục triệu tập họp hội đồng quản trị theo quy định của pháp luật hiện hành. Quý khách có nhu cầu muốn tìm hiểu thông tin xin liên hệ:
CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL
Trụ sở chính (văn phòng giao dịch): Lô 09 khu N1 ngõ 1, đường Nguyễn Hoàng Tôn, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, TP. Hà Nội
Điện thoại: 0246.29.33.222/ 0976.718.066
Chuyên viên: Thảo My
