Từ ngày 01/01/2021 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực có những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp. Vậy, vấn đề về con dấu pháp nhân (dấu doanh nghiệp) có những vấn đề nào cần lưu ý
Pháp luật điều chỉnh con dấu doanh nghiệp
Con dấu của doanh nghiệp là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của mình. Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Nói cách khác có những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu.
Từ năm 2021, vì sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới; rút gọn các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, nên Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống được làm ở các cơ sở khắc dấu thì chữ kí số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý. Đây là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.
Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Nó càng có ý nghĩa quan trọng hơn trong thời đại hiện nay vì khi đó yêu cầu về tính xác thực, tính thẩm quyền đúng đắn ngày càng quan trọng hơn. Tuy nhiên, rất nhiều người không biết con dấu được thành lập như thế nào, có tác dụng cụ thể ra sao để ứng dụng vào đời sống kinh doanh nên vô tình gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp lẫn đối tác của doanh nghiệp đó.
Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.
Tuy nhiên, hiện nay, Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư 2020 mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây. Cụ thể:
Nội dung quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Điều 1. Đối tượng áp dụng
Tất cả nhân sự là người giữ chức danh quản lý, điều hành, cán bộ, nhân viên và người lao động hiện đang làm việc, học việc, thử việc hoặc đã nghỉ việc tại công ty có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
Các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong bản quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
Con dấu là con dấu tròn hay còn gọi là con dấu pháp nhân của công ty, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”, theo quy định của pháp luật.
Con dấu là dấu ướt trên bề mặt có nội dung thông tin theo “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”.
Sử dụng con dấu là việc dùng chất liệu mực màu đỏ để đóng lên văn bản, giấy tờ và tài liệu sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
Cơ quan đăng ký mẫu con dấu là cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận công ty đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo bản quy định này.
Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Việc đóng dấu trên tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu giao dịch và hợp đồng của công ty phải được sự đồng ý của Giám đốc công ty.
Kiểu con dấu hình tròn, mặt dấu làm bằng chất liệu cao su, trên mặt dấu có các vòng tròn đồng tâm, các con số và chữ viết khắc nổi.
Con dấu ghi tên công ty, theo tên ghi trong giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, ghi số giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, ghi tên địa danh nơi công ty đặt trụ sở và đăng ký hoạt động.
Công ty có một con dấu là con dấu công ty. Trường hợp cần thiết công ty quyết định việc sử dụng thêm con dấu theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm
Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Đăng ký mẫu con dấu
Trình tự, thủ tục và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới, đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, được thực hiện theo quy định tại Khoản 8 Điều 13, Điều 15 và Điều 16 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.
Điều 6. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
Trình tự, thủ tục và hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, được thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.
Điều 7. Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu
Đối với các trường hợp phải giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu, được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 18 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.
Điều 8. Trách nhiệm của công ty trong việc sử dụng con dấu
Tổ chức thực hiện công tác quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty.
Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng.
Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.
Con dấu được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của công ty; chỉ Giám đốc công ty mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
Việc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ và tài liệu của công ty phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và bản quy định này.
Trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu, thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
Trường hợp công ty bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động, thì phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.
Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Điều 9. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu
Nội dung cụ thể về hình thức, thẩm quyền và các cơ quan có liên quan đến công tác kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu, được thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.
Điều 10. Hiệu lực thi hành và sửa đổi, bổ sung
Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành. Giám đốc công ty căn cứ các quy định pháp luật hiện hành có liên quan về quản lý và sử dụng con dấu xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung nội dung bản quy định này cho phù hợp với thực tế hoạt động của công ty.
