QUY TRÌNH, THỦ TỤC TRIỆU TẬP HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
Hội đồng thành viên công ty là cơ quan quyết định cao nhất của công ty có thể quyết định đối với các vấn đề về kế hoạch, chiến lược của công ty, quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, quyết định tổ chức lại công ty;… Các vấn đề này của Công ty cần tiến hành các cuộc họp để ra những quyết định. Vì vậy, việc quy định chặt chẽ các vấn đề liên quan đến việc triệu tập các cuộc họp cũng như điều kiện, thể thức tổ chức một cuộc họp hợp lệ nhằm đạt hiệu quả tốt nhất sau mỗi cuộc họp cấp cao của công ty. Trong phạm vi bài viết ngày hôm nay, CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL xin gửi đến quý độc giả những thông tin hữu ích các quy định của pháp luật về quy trình, thủ tục triệu tập họp hội đồng thành viên.
I. Người có thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên
Điều 57 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên như sau:
“Điều 57. Triệu tập họp Hội đồng thành viên
Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.”
Như vậy, Luật Doanh nghiệp giao thẩm quyền triệu tập họp cho Chủ tịch Hội đồng thành viên và quyền yêu cầu Chủ tịch Hội đồng thành viên triệu tập họp cho thành viên, nhóm thành viên sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên (hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định) hoặc nhóm thành viên trong công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ và Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác nhỏ hơn 10%.
Thành viên, nhóm thành viên yêu cầu Chủ tịch Hội đồng thành viên triệu tập họp Hội đồng thành viên phải chuẩn bị văn bản yêu cầu triệu tập họp với nội dung theo đúng quy định tại Khoản 6 Điều 57, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung của văn bản trên sẽ là cơ sở để Chủ tịch Hội đồng thành viên đưa ra quyết định của mình.
II.Các công việc cần thực hiện khi triệu tập họp Hội đồng thành viên
Việc chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu họp do Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp tiến hành. Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến những vấn đề quan trọng của công ty như: quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua chiến lược phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty, phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp.
Khi nhận được chương trình, nội dung cuộc họp, các thành viên cũng có quyền kiến nghị bổ sung nội dung cuộc họp. Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên kiến nghị hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ;
+ Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
+ Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;
+ Lý do kiến nghị.
Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định của Luật doanh nghiệp và được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi bắt đầu họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành;
Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên không có đủ nội dung theo quy định tại khoản 6 Điều này thì Chủ tịch Hội đồng thành viên phải thông báo bằng văn bản về việc không triệu tập họp Hội đồng thành viên cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên sở hữu 1 tỷ lệ phần vốn góp nhất định trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó nếu xét thấy cần thiết, yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh giám sát việc tổ chức và tiến hành họp Hội đồng thành viên; đồng thời, có quyền nhân danh mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện Chủ tịch Hội đồng thành viên về việc không thực hiện đúng nghĩa vụ quản lý, gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của họ nên phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên công ty có liên quan.
III. Thông báo mời họp Hội đồng thành viên
Để cuộc họp có thể có đủ điều kiện diễn ra và các thành viên đều nhận được thông báo mời họp, thông báo mời họp Hội đồng thành viên cần thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 57 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc thành viên/ nhóm thành viên triệu tập cuộc họp phải có trách nhiệm gửi Thông báo mời họp đến từng thành viên Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát (nếu có), các cá nhân, tổ chức khác (nếu có liên quan) để thông báo về thời gian, địa điểm, chương trình họp.
Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp, tài liệu kèm theo (nếu có).
Trên đây là những quy định về triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên Nếu bạn còn bất cứ vướng mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ với Công ty chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ nhanh và chính xác nhất.
CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL
Trụ sở chính (văn phòng giao dịch): Lô 09 khu N1 ngõ 1, đường Nguyễn Hoàng Tôn, P.Xuân La, Q.Tây Hồ, TP. Hà Nội
