Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin thì ngoài chữ ký tay còn có thêm chữ ký số. Thực tế chữ ký số còn khá mới mẻ với nhiều người. Nhiều người chưa hiểu chữ ký số là gì? khi nào thì dùng chữ ký số? chữ ký số được tạo bằng cách nào? Do đó, trong phạm vi bài viết này, Công ty luật Winlegal sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số.
I. Cơ sở pháp lý
Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
II. Chữ ký số là gì?
Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên các thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Chữ ký số có tác dụng tương đương với chữ ký tay cá nhân.
Một chữ ký số cá nhân thể hiện các thông tin: tên của cá nhân là chủ thể của chứng thư số đã đăng ký Tên của công ty cung cấp dịch vụ chữ ký số.
III. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Chữ ký số USB Token: Là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến trên thị trường ngày nay. USB Token là thiết bị cần dùng tới phần cứng kết hợp để lưu trữ dữ liệu mã hóa của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
Chữ ký số Smartcard: Là loại chữ ký được thiết lập sẵn trên SIM giúp người dùng sử dụng thiết bị di động nhanh chóng. Tuy nhiên loại hình chữ ký này lại có một nhược điểm đó là phụ thuộc vào sự cung cấp của các nhà mạng và không thể thực hiện ký số khi ở nước ngoài.
Chữ ký số HSM: Là loại hình chữ ký số sử dụng giao thức mạng để xử lý việc ký các văn bản. Trong đó HSM được sử dụng như một thiết bị vật lý giúp bảo vệ các mã khóa của chứng thư số.
Chữ ký số từ xa: là chữ ký số không sử dụng USB Token, được đánh giá là chữ ký số có tính năng ứng dụng mạnh nhất. Chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây để tiến hành tạo chữ ký và không cần thêm bất kỳ phần cứng nào hỗ trợ.
IV. Mục đích sử dụng chữ ký số
Đối tượng sử dụng chữ ký số hiện nay bao gồm tất cả mọi cá nhân và tổ chức. Theo đó, các cá nhân và tổ chức sẽ sử dụng chữ ký số cho những mục đích cụ thể như sau:
– Chữ ký số cho cá nhân/cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp: Được sử dụng với mục đích khai nộp thuế thu nhập cá nhân, khai báo trên trang đăng ký kinh doanh hay ký hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng lao động,….
– Chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức: Được sử dụng với mục đích kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai nộp thuế hải quan,….Bên cạnh đó, doanh nghiệp, tổ chức còn sử dụng chữ ký số trong việc ký văn bản nội bộ, ký giao dịch đối soát, ký giao dịch chuyển khoản ngân hàng,….và nhiều mục đích khác.
V. Quy trình tạo ra chữ ký số
Bước 1: Chọn một cơ quan cấp chứng chỉ số
Đầu tiên cần chọn một trong các cơ quan cấp chứng chỉ số uy tín và được công nhận để đảm bảo rằng chữ ký số có giá trị pháp lý.
Bước 2: Đăng ký và xác thực thông tin
Sau đó là đăng ký tài khoản trên trang web của cơ quan đó và xác thực thông tin của mình bằng các giấy tờ như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh,..
Bước 3: Thực hiện xác thực danh tính
Tiếp theo là trực tiếp cơ quan cấp chứng chỉ số để cung cấp các giấy tờ liên quan và đăng ký cho việc xác thực bằng chữ ký.
Bước 4: Tạo chữ ký số
Khi chữ ký được xác thực thì có thể tạo chữ ký số bằng cách sử dụng phần mềm cung cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ số. Cần cài đặt phần mềm này trên máy tính của mình và thực hiện tạo chữ ký theo hướng dẫn.
Bước 5: Lưu trữ chữ ký số
Sau khi tạo ra chữ ký số, cần lưu trữ nó một cách an toàn và bảo mật. Lưu trữ chữ ký số trên ổ đĩa USB hoặc trên máy tính của mình và đảm bảo rằng không có ai có thể truy cập vào nó.
Lưu ý: Không chia sẻ chữ ký số với bất kỳ ai nếu không cần thiết.
VI. Đăng ký chữ ký số cá nhân
Bước 1: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân thông qua USB Token. Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, cá nhân cần liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.
Bước 2: Nhà cung cấp tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
Bước 3: Sau khi hồ sơ được thẩm định thành công, USB được gửi về đơn vị để tiến hành cài đặt, kích hoạt để thực hiện ký số bằng USB.
Bước 4: Đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế
Bước 5: Sau khi Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia chứng thực hồ sơ, cá nhân có thể tiến hành sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử.
Trên đây là những giải đáp về chữ ký số theo quy định của pháp luật hiện hành. Quý khách có nhu cầu muốn tìm hiểu thông tin xin liên hệ:
CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL
Trụ sở chính (văn phòng giao dịch): Lô 09 khu N1 ngõ 1, đường Nguyễn Hoàng Tôn, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, TP. Hà Nội
