Hiện nay, để thuận tiện cho giao dịch nội bộ, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng dấu và chữ ký khắc sẵn. Song đi đôi với sự tiện dụng của nó, ta cũng cần chú ý tới một số lưu ý về tính pháp lý của dấu, chữ ký khắc sẵn này.
Mục lục
1. Khái niệm chữ ký dấu
Con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu là con dấu được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu.
Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp – ký tươi, được sử dụng thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc.
Tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp:
– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Vậy là chưa có quy định cụ thể về chữ ký dấu nào, việc sử dụng và làm chữ ký dấu là tự do. Chính vì thế mà người sử dụng càng cần lưu ý giá trị pháp lý cũng như các trường hợp chữ ký dấu không được coi là hợp lệ.
2. Giá trị pháp lý của chữ ký dấu
Theo quy định tại Điều 19 Luật kế toán 2015 thì chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Bên cạnh đó, tại khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
Theo quy định tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.”
Hiện nay, không có văn bản, quy định nào về con dấu chữ ký hay việc sử dụng, làm dấu chữ ký khắc sẵn. Theo đó, có thể khẳng định con dấu chữ ký khắc sẵn không mang giá trị pháp lý.
Việc xử phạt hành chính đối với việc ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán. Như vậy, các cá nhân vẫn có thể linh động sử dụng con dấu chữ ký cho các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.
3. Những cấm kỵ khi sử dụng chữ ký dấu
Như đã phổ biến ở trên, chữ ký dấu chỉ được sử dụng trong các văn bản nội bộ, những văn bản đi, giao dịch với các cơ quan, đối tác khác phải sử dụng chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp.
Dù được sử dụng nội bộ, nhưng khi ngưởi sở hữu chữ ký dấu giao cho người khác sử dụng phải có văn bản ủy quyền kèm theo những quy định rõ về phạm vi sử dụng chữ ký dấu.
Các chứng từ kế toán phải dùng chữ ký tươi, nếu bị phát hiện sử dụng chữ ký dấu khắc sẵn sẽ bị xử phạt từ 03 đến 05 triệu đồng và buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (theo điểm d khoản 1, điểm c khoản 4 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập).
Trên đây là một số thông tin cơ bản về chữ ký dấu khắc sẵn mà Công ty Luật Winlegal gửi tới quý khách hàng. Mọi ý kiến thắc mắc xin liên hệ:
CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL
Lô 09 khu N1 ngõ 1, Nguyễn Hoàng Tôn, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, TP. Hà Nội
Điện thoại: 0246.29.33.222
Huyền Vũ
