Công ty tôi là công ty cổ phần, tôi là chủ tịch HĐQT chủ trì cuộc họp, tại thời điểm kiểm tra tư cách cổ đông để tiến hành khai mạc cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên thì tỷ lệ cổ đông tham gia dự họp không đủ. Vậy quy trình triệu tập họp đại hội lần 2 được thực hiện như thế nào ? tôi có cần lưu ý gì không ?”
Trong quá trình quản lý và điều hành một công ty cổ phần, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên là một sự kiện quan trọng để quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, đôi khi, tỷ lệ cổ đông tham gia dự họp không đủ để tiến hành cuộc họp một cách hợp pháp. Trong trường hợp này, quy trình triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ 2 là cần thiết. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình và một số lưu ý quan trọng:
Mục lục
I. Quy trình triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ 2
Thứ nhất: Xác định điều kiện cần thiết: Theo Điều 145 của Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần 1 chỉ có thể tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Thứ hai: Triệu tập cuộc họp lần thứ 2: Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại, bạn cần phải triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ 2. Thời hạn triệu tập lần thứ 2 là 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác. Lần thứ 2 này, tỷ lệ cổ đông dự họp đại diện phải từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Thứ 3: Triệu tập cuộc họp lần thứ 3 (nếu cần): Nếu cuộc họp lần thứ 2 cũng không đủ điều kiện tiến hành, bạn cần triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ 3. Thời hạn triệu tập lần thứ 3 là 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác. Lần thứ 3 này, không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Lưu ý: Trước khi HĐQT triệu tập họp lần 2, lần 3 HĐQT đều phải tiến hành họp trước để quyết định nội dung, thời điểm họp lần 2, lần 3 theo số ngày ấn định cụ thể và tiến hành các thủ tục: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp, chuẩn bị tài liệu họp, thư mời họp được gửi đầy đủ giống như lần triệu tập họp ĐHĐCĐ lần 1
II. Thủ tục triệu tập hội đồng cổ đông lần thứ 2
Thứ nhất: Mời họp Đại hội đồng cổ đông: Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp. Thời hạn này là chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, trừ khi Điều lệ công ty quy định thời hạn dài hơn.
Thứ hai: Phương thức thông báo: Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty. Trong trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, tài liệu họp có thể đăng tải trên trang này. Thông báo mời họp cần ghi rõ nơi và cách thức tải tài liệu.
Thứ ba: Nội dung thông báo: Thông báo mời họp cần chứa thông tin về tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp của công ty, tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
Thứ tư: Tài liệu kèm theo: Thông báo mời họp phải đi kèm với chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp, cùng với phiếu biểu quyết.
III. Một số lưu ý quan trọng
Điều lệ công ty: Luôn kiểm tra Điều lệ công ty để biết liệu có quy định cụ thể nào về quy trình triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ 2 hoặc lần thứ 3.
Thời gian triệu tập: Tuân theo thời hạn quy định trong Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty khi triệu tập họp lần thứ 2 và lần thứ 3.
Thông báo đến cổ đông: Đảm bảo rằng thông báo mời họp được gửi đến tất cả cổ đông có quyền dự họp theo quy định.
Đăng tải thông tin: Nếu công ty có trang thông tin điện tử, đảm bảo rằng tài liệu họp được đăng tải đúng cách trên trang web của công ty hoặc các phương tiện truyền thông khác nếu cần.
Chấp hành pháp luật: Luôn tuân theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty để đảm bảo quá trình triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra hợp pháp và minh bạch.
Trong trường hợp tỷ lệ cổ đông tham gia dự họp không đủ trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất, việc triệu tập cuộc họp lần thứ 2 là bước quan trọng để đảm bảo sự tham gia đủ đối với các quyết định quan trọng của công ty. Việc tuân theo quy trình và lưu ý trên sẽ giúp công ty của bạn hoạt động một cách hợp pháp và hiệu quả.
CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL
Trụ sở chính (văn phòng giao dịch): Lô 09 khu N1 ngõ 1, đường Nguyễn Hoàng Tôn, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, TP. Hà Nội
