Việc đặt tên công ty cổ phần không chỉ là bước khởi đầu quan trọng mà còn là yếu tố then chốt định hình thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Một cái tên hợp pháp, độc đáo và dễ nhớ sẽ giúp công ty tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, đối tác. Ngược lại, một tên công ty không tuân thủ quy định pháp luật có thể dẫn đến những rắc rối không đáng có. Bài viết này, Winlegal sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về cách đặt tên công ty cổ phần theo đúng quy định pháp luật và những mẹo hay để bạn có một tên công ty đẹp, tên công ty hay.
Mục lục
I. Tên công ty cổ phần là gì?
Tên công ty là danh tính pháp lý và thương hiệu của doanh nghiệp, là điều đầu tiên khách hàng và đối tác biết đến. Một cái tên được lựa chọn kỹ lưỡng, tuân thủ đúng quy định đặt tên công ty không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ mà còn góp phần xây dựng lòng tin và sự chuyên nghiệp. Nếu đặt tên không đúng quy định, công ty có thể phải đối mặt với nguy cơ bị từ chối hồ sơ đăng ký, mất thời gian, chi phí sửa đổi, thậm chí là các tranh chấp pháp lý không đáng có.
II. Cấu trúc tên công ty cổ phần theo quy định pháp luật
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, cụ thể tại Điều 38 và Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020, tên công ty cổ phần phải tuân thủ một cấu trúc nhất định. Một doanh nghiệp có thể đăng ký đồng thời ba loại tên khác nhau. Các loại tên công ty bao gồm:
1. Tên tiếng Việt
Đây là tên bắt buộc và quan trọng nhất của doanh nghiệp. Cấu trúc theo “loại hình doanh nghiệp + Tên riêng”. Đối với công ty cổ phần, loại hình bắt buộc phải là “Công ty cổ phần” hoặc “CTCP”.
2. Tên riêng
Là phần tạo nên sự độc đáo, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các tên đã đăng ký. Tên riêng cần dễ phát âm, dễ nhận diện và có ý nghĩa phù hợp với hoạt động kinh doanh.
3. Tên nước ngoài
Được quy định tại Khoản 1 Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020, tên nước ngoài là bản dịch từ tên tiếng Việt sang một trong các tiếng nước ngoài thông dụng. Phải được dịch sang tiếng nước ngoài theo đúng nghĩa. Không được sử dụng các từ ngữ, ký hiệu không phù hợp với văn hóa hoặc gây hiểu lầm.
Mục đích để phục vụ các giao dịch quốc tế, tăng tính chuyên nghiệp và khả năng tiếp cận thị trường toàn cầu.
4. Tên viết tắt
Được quy định tại Khoản 2 Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020, tên viết tắt là tên được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên nước ngoài của công ty. Thường được hình thành từ các chữ cái đầu của các từ trong tên đầy đủ.
Tầm quan trọng là giúp dễ nhớ, dễ giao tiếp, đặc biệt trong các trường hợp cần sự ngắn gọn, như trên logo, con dấu hoặc các văn bản nội bộ.
III. Những điều cấm kỵ khi đặt tên công ty cổ phần
Để đảm bảo đặt tên công ty hợp pháp, bạn cần nắm rõ các điều cấm kỵ được quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh:
- Tên trùng: Là tên hoàn toàn giống với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc.
- Tên gây nhầm lẫn: Là tên có sự tương tự đáng kể về cách phát âm, chữ viết với tên của doanh nghiệp khác, bao gồm cả tên viết tắt, tên nước ngoài hoặc tên có yếu tố xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp. Để tránh điều này, bạn cần tra cứu tên công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi quyết định.
Nếu tên bạn muốn đã bị trùng hoặc gây nhầm lẫn, đừng vội từ bỏ. Bạn có thể áp dụng một số mẹo sau để biến tấu tên cho hợp lệ mà vẫn giữ được ý nghĩa:
- Thêm yếu tố địa danh: Ví dụ, nếu “An Phát” đã bị đăng ký, bạn có thể thử “An Phát Hà Nội” hoặc “An Phát Miền Nam”.
- Thêm yếu tố ngành nghề: Nếu “Việt Tín” đã có, hãy thử “Xây dựng Việt Tín”, “Việt Tín Logistics” hoặc “Công nghệ Việt Tín”.
- Thêm các từ mang tính phân biệt: Sử dụng các từ như “Group”, “Capital”, “Holding”, “Global”, “Plus”, “New” để tạo sự khác biệt. Ví dụ: “Tân Phong” có thể thành “Tân Phong Group” hoặc “Tân Phong Capital”.
- Thay đổi trật tự từ: Đôi khi chỉ cần đảo vị trí các từ cũng có thể tạo ra tên mới không trùng lặp.
- Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội: Trừ trường hợp được cho phép của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp không được sử dụng các tên này.
- Sử dụng từ ngữ, biểu tượng vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc: Đảm bảo tên công ty không gây phản cảm hoặc xúc phạm đến các giá trị văn hóa, xã hội.
IV. Quy trình tra cứu và đăng ký tên công ty cổ phần
Quy trình đăng ký tên công ty cổ phần được thực hiện theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Đây là các bước cơ bản để đảm bảo tên công ty được chấp thuận:
- Tra cứu tên công ty: Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần tra cứu kỹ lưỡng tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro tên bị trùng hoặc gây nhầm lẫn.
- Quy trình đăng ký: Hồ sơ đăng ký tên công ty sẽ được nộp kèm theo hồ sơ thành lập doanh nghiệp. Bạn có thể nộp trực tuyến qua Cổng thông tin hoặc nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Thời gian xử lý: Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả việc kiểm tra tên) là khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Xử lý tình huống tên bị từ chối: Nếu tên công ty bị từ chối, lý do thường gặp là trùng hoặc gây nhầm lẫn. Bạn cần điều chỉnh tên và nộp lại hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Tùy từng công ty sẽ có từng quy trình và điều khoản cụ thể khác nhau. Nếu bạn muốn có một quy trình chuẩn chỉnh, cá nhân hóa cho doanh nghiệp, hãy liên hệ trực tiếp với công ty Luật Winlegal theo hotline 0246 29 33 222 để được tư vấn và giải quyết nhanh nhất!
V. Lưu ý quan trọng khi đặt tên công ty cổ phần
Một cái tên không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn cần có giá trị thương hiệu. Dưới đây là những lưu ý giúp bạn có một tên công ty đẹp, ấn tượng:
- Tính độc đáo và dễ nhớ: Chọn một cái tên khác biệt, dễ đọc, dễ viết và dễ ghi nhớ để tạo dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.
- Tính phù hợp với ngành nghề kinh doanh: Tên công ty nên gợi ý về lĩnh vực hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và định vị thương hiệu.
- Khả năng bảo hộ thương hiệu: Hãy xem xét việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu cho tên công ty. Điều này giúp bảo vệ tên khỏi bị sao chép hoặc sử dụng trái phép, tránh các tranh chấp pháp lý về sau. Tra cứu khả năng bảo hộ nhãn hiệu trước khi đăng ký là bước quan trọng.
- Kiểm tra tên miền (domain name) và tài khoản mạng xã hội: Trong thời đại số, việc có một tên miền và tài khoản mạng xã hội trùng với tên công ty là rất quan trọng. Hãy kiểm tra tính khả dụng của chúng trước khi chốt tên.
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Tìm hiểu tên của các đối thủ trong ngành để đảm bảo tên của bạn không chỉ không trùng lặp mà còn tạo được sự khác biệt và nổi bật.
VI. Việc cần làm ngay sau khi đổi tên thành công
Việc thay đổi tên công ty không chỉ dừng lại ở thủ tục pháp lý. Dưới đây là danh sách các công việc quan trọng cần thực hiện ngay sau khi được cấp đăng ký kinh doanh mới:
- Khắc lại con dấu pháp nhân với tên công ty mới và thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu nếu cần thiết.
- Cập nhật thông tin chữ ký số (token) để đảm bảo các giao dịch điện tử được thực hiện hợp pháp với tên mới.
- Thông báo và cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng của công ty tại tất cả các ngân hàng đang giao dịch.
- Phát hành hóa đơn điện tử với tên mới và hủy bỏ hoặc điều chỉnh các hóa đơn cũ chưa sử dụng.
- Thông báo chính thức cho tất cả đối tác, khách hàng về việc thay đổi tên để tránh nhầm lẫn và duy trì mối quan hệ kinh doanh.
- Sửa đổi thông tin tên công ty trên các giấy phép con, hợp đồng đã ký, giấy chứng nhận quyền sở hữu trí tuệ (nếu có), các tài sản đăng ký khác.
- Cập nhật tên công ty trên website, email, danh thiếp, biển hiệu, ấn phẩm truyền thông và tất cả các kênh marketing khác.
VII. Vấn đề pháp lý liên quan đến công ty cổ phần
Ngoài các quy định về đăng ký, tên công ty cổ phần còn liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý khác mà doanh nghiệp cần lưu tâm:
- Xử lý tranh chấp tên công ty: Khi có bên khác sử dụng tên gây nhầm lẫn hoặc trùng lặp, doanh nghiệp có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hoặc khởi kiện ra tòa án để bảo vệ quyền lợi.
- Quyền sở hữu trí tuệ đối với tên công ty: Tên công ty có thể được bảo hộ dưới dạng nhãn hiệu nếu đáp ứng đủ các điều kiện. Việc này mang lại quyền độc quyền sử dụng và ngăn chặn người khác xâm phạm.
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng tên công ty: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cần chuyển nhượng quyền sử dụng tên công ty hoặc nhãn hiệu liên quan. Việc này cần được thực hiện thông qua hợp đồng và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
VIII. FAQ (5 câu hỏi thường gặp)
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc đặt tên công ty cổ phần:
Câu 1: Đặt tên công ty cổ phần có bắt buộc phải bằng tiếng Việt không?
Có, tên tiếng Việt là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Ngoài ra, bạn có thể đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
Câu 2: Có được phép đặt tên công ty cổ phần bằng số hoặc ký tự đặc biệt không?
Không. Tên riêng của công ty không được chứa số, ký hiệu hoặc ký tự đặc biệt. Tên phải được cấu thành từ các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W và các chữ số, ký hiệu được chấp thuận theo quy định.
Câu 3: Nếu tên công ty bị trùng, tôi có thể làm gì?
Bạn cần điều chỉnh lại tên công ty bằng cách thêm các yếu tố phân biệt như địa danh, ngành nghề, hoặc các từ ngữ bổ sung như “Group”, “Global” để đảm bảo tên không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các tên đã đăng ký.
Câu 4: Thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần mất bao lâu?
Thông thường, thủ tục thay đổi tên công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư mất khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ.
Câu 5: Chi phí đăng ký tên công ty cổ phần là bao nhiêu?
Phí đăng ký tên công ty thường nằm trong tổng chi phí đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc phí thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Mức phí này được quy định cụ thể bởi Bộ Tài chính và thường không quá lớn. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng dịch vụ tư vấn, chi phí sẽ bao gồm thêm phí dịch vụ.
IX. Kết luận
Đặt tên công ty cổ phần là một quá trình đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa yếu tố pháp lý và chiến lược thương hiệu. Việc tuân thủ luật doanh nghiệp, tránh các điều cấm kỵ và áp dụng các mẹo đặt tên thông minh sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một khởi đầu vững chắc. Nếu bạn cần tư vấn đặt tên công ty hoặc gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình đăng ký tên công ty, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia pháp lý.
Hãy liên hệ với Winlegal ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và chuyên sâu, đảm bảo tên công ty của bạn không chỉ hợp pháp mà còn tạo dựng được giá trị thương hiệu bền vững!
CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL
- Trụ sở chính (văn phòng giao dịch): Tầng 5, số 623 La Thành, phường Giảng Võ, thành phố Hà Nội
- Điện thoại: 0246 29 33 222
- Email: winlegal.vn@gmail.com
