TRƯỜNG HỢP KHÔNG CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

Hiện nay, có nhiều hoạt động cần bản chứng thực bản sao từ bản chính nhất là khi thực hiện các thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính các cấp hoặc trong các hoạt động dân sự, kinh doanh. Tuy nhiên, không phải giấy tờ, văn bản nào cũng được chứng thực. Hãy cùng WINLEGAL tìm hiểu về các trường hợp không chứng thực bản sao từ bản chính trong bài viết dưới đây.

CƠ SỞ PHÁP LÝ

• Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
• Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

1. CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH LÀ GÌ?

Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

2. CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

2.1 Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ 

• Trường hợp này được quy định tại khoản 1 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình và đảm bảo trung thực của bản sao.
• Nếu bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ dẫn đến tính chính xác của bản sao không được đảm bảo, nhiều khi làm sai lệch nội dung so với bản chính có thể là do vô ý hoặc cố ý để thực hiện hành vi gian lận, phạm pháp làm thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân liên quan . Như vậy, tính pháp lý của bản sao sẽ bị vô hiệu do không được coi là “sao y bản chính”. 

2.2 Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung 

• Trường hợp này được quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, khi bản chính bị hư hỏng, không xác định được nội dung thì nội dung bản sao không thể xác định được có trùng, đúng với bản chính hay không. Để đảm bảo tính chính xác và khách quan của hoạt động chứng thực thì nội dung của bản chính phải rõ ràng, trùng với bản sao. 
• Việc từ chối chứng thực trong trường hợp này nhằm đảm bảo tính khách quan của hoạt động chứng thực. 

2.3 Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp 

• Theo khoản 2 Điều 5 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018, nghiêm cấm sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trái pháp luật nên việc có bản sao của tài liệu chứa bí mật hoặc văn bản đóng dấu mật hoặc văn bản ghi rõ không được sao chụp là vi phạm pháp luật. 
• Việc từ chối chứng thực những loại văn bản tại khoản 3 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP giúp đảm bảo tính bí mật của các văn bản nói trên, đảm bảo bí mật nhà nước trong trường hợp văn bản tài liệu chứa bí mật nhà nước, đồng thời đảm bảo tính thống nhất, nghiêm minh khi thực hiện các Luật có liên quan. 

2.4 Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân

• Những văn bản thuộc khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là văn bản đi trái với với pháp luật cũng như đạo đức xã hội hay thuần phong mỹ tục, nó xâm phạm vào các quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ. 
• Các nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân là những nội dung trái với Hiến pháp, pháp luật và nghị quyết của Đảng.
• Việc sao bản chính có những nội dung nêu trên là trái với quy định của pháp luật và đường lối của Đảng Cộng sản Việt Nam nên chứng thực các bản sao từ bản chính này là vi phạm pháp luật. 

2.5 Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP 

• Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. 
• Như vậy, theo khoản 5 Điều 22 của Nghị định này thì các văn bản không thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại và các trường hợp tại Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự thì người có thẩm quyền thực hiện chứng thực phải từ chối thực hiện hoạt động chứng thực để đảm bảo tính pháp lý của cả bản chính và bản sao. 

2.6 Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

• Những giấy tờ, văn bản được quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là những giấy tờ, văn bản không có giá trị pháp lý cũng như không có bất cứ chủ thể nào chứng thực nội dung của bản chính. 
• Nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực là phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc thực hiện chứng thực nên việc chứng thực những văn bản trên bảo đảm tính pháp lý và độ tin cậy của hoạt động chứng thực. 

Trên đây là nội dung về các trường hợp không chứng thực bản sao từ bản chính, WINLEGAL chia sẻ đến bạn. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT TNHH WINLEGAL

Trụ sở chính (văn phòng giao dịch): Lô 09 khu N1 ngõ 1, đường Nguyễn Hoàng Tôn, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, TP. Hà Nội

Điện thoại: 0246.29.33.222/ 0976.718.066

Chuyên viên: Minh Trang

Ngày xuất bản: 22/10/2023